مهام الوحدات التابعة للوكالة

مرافق الإدارة (الوحدات):

يتبع مكتب وكيلة كلية التربية:

 1- السكرتارية.

2- مكتب إدارة شئون الموظفات.

3- شعبة المحاسبة.

4- شعبة المعامل.

 5- شعبة المشاريع والخدمات.

6- شعبة الصيانة.

 7-المكتبة.

السكرتارية:

الهدف منها:

 تسهيل معاملات جميع منسوبات الكلية من موظفات وأعضاء الهيئة التدريسية .

المهام الإدارية:

1-    كتابة الخطابات الرسمية الداخلية و الخارجية الخاصة بالشؤون المالية و الإدارية .

2-   كتابة الرد على الخطابات الواردة و توجيها إلي جهة الاختصاص لإجراء اللازم .

3-   رفع المعاملات الخاصة بالموظفات من ترقيات  وتعيين و تحسين أوضاع .

4-   رفع المعاملات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس من بدل طباعة وحاسب آلي وبدل الضرر بالإضافة إلي

      فتح ملفات الابتعاث لإكمال الدراسات العليا.

5-   فهرسة الخطابات وترتيبها في الملفات .

6-   كتابة التقرير السنوي الخاص بالكلية .

7-   الرد على المكالمات الهاتفية الواردة .

8-   استقبال و تسهيل أمور المراجعات.

9-   كتابة الميزانية المالية للكلية .

10-  متابعة الأقسام التعليمية في الكلية فيما يخص إنهاء إجراءات المعاملات .

11-  استقبال طلبات الراغبات في الوظائف التي على بنود مؤقتة (بند صندوق الطالبات- بند محو الأمية).

المكتبة:

الهدف منها:

1-   تقديم أفضل الخدمات لمرتاديها.

2-   تهيئة الجو لكتابة البحوث وقراءة بعض الكتب.

3-   إرشاد الطالبات إلى الكتب والمراجع المطلوبة.

المهام الإدارية:

1-   الإعارة.

2-   الفهرسة والتصنيف.

3-   تصوير الكتب ذات الإجراء والكتب الممنوعة الإعارة.

4-   الإحاطة الجارية.

5-   الرد على استفسارات المتلقين.

6-   ترتيب الكتب وتصنيفها تبعاً لتصنيف( ديوي العشري).

المحاسبة:

الهدف منها:

       التدقيق المحاسبي والمالي لإدارة صندوق الطالبات.

المهام الإدارية:

1-   إعداد ميزانية الصندوق بداية كل عام دراسي.

2-   تنفيذ الإجراءات المالية والمحاسبة والتوجيهات المالية والمحاسبية وفق الإجراءات المتبعة في لوائح

      وأنظمة صندوق الطالبات.

3-   الإشراف على موظفات الصندوق وتجديد عقودهن والتعاقد معهن.

4-   عمل التقارير المحاسبية والختامية نهاية كل فصل دراسي.

5-   عمل التقرير الإحصائي السنوي لصندوق الطالبات نهاية كل عام دراسي.

6-   متابعة إيرادات ومصروفات صندوق الطالبات بالإضافة إلى متابعة جميع المعاملات الواردة للمحاسبة والتي

      تخص صندوق الطالبات.

المشاريع والخدمات:

الهدف منها:

       الأشراف على المشاريع وتوفير الخدمات التي تحتاجها الكلية.

المهام الإدارية:

1-   عمل محاضر استلام و طلب صرف مواد لجميع الأقسام بالكلية من المستلزمات المكتبية والأجهزة  والأثاث ومواد النظافة وفحص وترتيب الطلبات بعد استلامها من مستودع الجامعة.

2-   الأشراف على عهدة الكلية .

3-   عمل جولات يومية على مباني الكلية .

4-   تلبية احتياجات لجنتي الرصد و سير الامتحانات فترة الامتحانات .

5-   الأشراف على الصيانة والإصلاحات بأقسام الكلية .

6-   الأشراف المستمر على نظافة الكلية  و على عاملات النظافة .

7-  أي مهام أخرى يكلف بها في مجال الاختصاص.

شعبة صيانة الحاسب:

الهدف منها:

       متابعة أعمال صيانة أجهزة الحاسبات.

المهام الإدارية:

1-   صيانة أجهزة الحاسب في الكلية.

2-   صيانة طابعات الكلية.

3-   الرفع عن احتياجات الكلية من الحاسبات والبرامج المساعدة.

4-   صيانة شبكة الحاسب المستخدمة في الكنترول.

5-   أي مهام أخرى يكلف بها في مجال الاختصاص.
 

شعبة المعامل:

الهدف منها:

       الأشراف على المعامل وتوفير احتياجاتها.

المهام الإدارية:

1-   الأشراف الكامل على المعامل.

2-   الرفع عن احتياجات و متطلبات المعامل إلى الجهات المختصة.

3-   استلام الطلبيات الخاصة بالمعامل و فحصها و ترتيبها.

4-  أي مهام أخرى يكلف بها في مجال الاختصاص.

شعبة شئون الموظفات:

الهدف منها:

       توفير الخدمات الإدارية لمنسوبات الكلية وتنظيم شؤونهم ومتابعة حركتهم الوظيفية وجمع وحفظ كافة البيانات والسجلات الخاصة بهم وتقديم الخدمات والتسهيلات لهم وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات المعمول بها.

المهام الإدارية:

1-   تطبيق نظام الخدمة المدينة ولوائحه التنفيذية على الهيئة التعليمية والهيئة الإدارية والعاملين.

2-   متابعة الإجراءات الإدارية التي تخص عضوات هيئة التدريس (السعوديات، والمتقاعدات) من ناحية: التعيين والترقية والمباشرة.

3-   متابعة الإجراءات الخاصة بمستحقات المنسوبات من رواتب وأجور وعلاوات وبدلات ومكافآت وذلك بالتنسيق مع الوحدات و الجهات ذات العلاقة.

4-   متابعة إصدار بطاقات التعريف للمنسوبات وذلك بالتعاون مع وحدة العلاقات بعمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.

5-   تسجيل وتحديث و تنظيم البيانات والسجلات الخاصة بالموظفات والعاملات وكافة شؤونهم الوظيفية وحفظها والاستفادة من الإمكانات التقنية في معالجتها.

6-   استقبال طلبات الإجازات بجميع أنواعها (السنوية، والاضطرارية، الاستثنائية) وتسجيلها في الحاسب.

7-   الأشراف على توقيعات الموظفات وتسجيل أسماء المتغيبات منهن في سجلات خاصة.

8-   استقبال طلبات حسميات الغياب من الأقسام واتخاذ الإجراء المناسب، واستلام التعاميم والتقارير الطبية.

9-   إعداد بيانات تقويم الأداء الوظيفي  وعمل إحصائية شاملة عن جميع منسوبات الكلية.

10-  استلام المساءلات الواردة من إدارة المتابعة و تسجيلها وإرسالها للأقسام للرد عليها.

11-  عمل ملفات خاصة لكل منســوبات الكلية، وتسـجيل البيانـات الخاصة بالموظفات المســتجدات واللاتي تم  ترقيتهن.

12-   الرد على الخطابات الواردة وإرسالها للجهة المختصة، وتزويد إدارة الجامعة بما تحتاجه من بيانات.

13-   منح شهادات خبرة لمن يطلبها من العاملين بالكلية.

14-   مخاطبة جميع الأقسام والإدارات بالجامعة والرد على استفساراتهم.

15-   أي مهام أخرى يكلف بها في مجال الاختصاص.

16-   غالبية تلك المهام تنجز بالحاسب الآلي.