مهام الوحدات التابعة لعمادة الكلية
يعتبر مكتب العميدة حلقة الوصل بين الإدارة والأقسام الأكاديمية وكذلك القطاعات الخارجية الأخرى، ويتكون مكتب العميدة من عدد من الوحدات الرئيسية التي تعمل على تنظيم العمل الإداري لكافة القطاعات داخل الكلية، وهي:
أ) مديرة مكتب العميدة:
الاسم: داليا أسامة خياط
المهام:
1- الإشراف على أعمال مكتب العميدة وتنظيمه.
2- مسئولة عن تنظيم مواعيد لقاءات ومقابلات العميدة واستقبال الضيوف والزوار.
3- الاتصال المباشر بالجهات داخل وخارج الكلية.
4- عرض المعاملات والمواضيع على العميدة ثم توجيهها للجهة المختصة ومتابعتها حتى صدورها.
5- تحرير الخطاب السرية ومتابعة نسخها وتصديرها.
6- إعداد التقارير في المواضيع التي تعرض على العميدة.
7- الإعداد للاجتماعات الدورية وتحضير المعلومات الخاصة بأعمال هذه الاجتماعات.
8- مسئولة عن حفظ المعلومات والقرارات في ملفات الخاصة بالعميدة للرجوع إليها عند الضرورة.
9- الإشراف على وحدة الفاكس.
10- التنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة لتسجيل عضوات هيئة التدريس في الحلقات التطبيقية ودورات معهد الإدارة العامة.
11- القيام بأي مهام أخرى لها علاقة بمجال الاختصاص.
ب) مديرة الإدارة:
الاسم: فائزة بنت محمد أشعري
المهام:
1- معاونة العميدة فيما يخص الأعمال الإدارية والتنظيمية لإدارة الكلية.
2- تنظيم وتوزيع الأعمال بين الموظفات، ومتابعة تنفيذ ذلك باستمرار.
3- الإشراف المباشر على توفير الخدمات اللازمة لسير العملية التعليمية ومتابعة الجهات المختصة في تنفيذ أعمال الصيانة اللازمة للفصول الدراسية ومواقع الخدمات العامة داخل مباني الكلية.
4- متابعة توفير المستلزمات التعليمية لجميع الأقسام العلمية والوحدات الإدارية والتنسيق في ذلك مع إدارة المستودعات العامة.
5- استلام العهد المالية المخصصة للصرف ومتابعة تسديد العهد مع الإدارة وفقاً لمسوغات الصرف اللازمة.
6- الاتصال المباشر مع أصحاب الصلاحية داخل الجامعة فيما يتعلق بطبيعة عملهم وأهمية التنسيق مع الجهات التنفيذية.
7- تنظيم الإجازات الاعتيادية بين الموظفات في حدود النظام وبالشكل الذي لايُخل بالعمل في الكلية.
8- الرفع بمنح الموظفات إجازاتهم الاضطرارية اللازمة.
9- التنسيق مع الجهات المعنية بالجامعة لتسجيل الموظفات بمعهد الإدارة العامة للتدريب.
10- القيام بأي مهام أخرى لها علاقة بمجال الاختصاص.
ت) وحدة النسخ والتحرير:
الاسم: أماني بنت إسماعيل بتاوي
المهام:
1- نسخ وتحرير جميع المعاملات الصادرة من مكتب العميدة.
2- تحرير محاضر الاجتماع الخاصة بمجالس الكلية.
3- حفظ المحاضر الخاص بالمجالس في ملفات خاصة للرجوع إليها عند الضرورة.
4- حفظ التعاميم والقرارات الداخلية في ملفات خاصة للرجوع إليها عند الضرورة.
5- العمل على توحيد أشكال الخطابات الرسمية والمذكرات الداخلية والنماذج في مختلف الشعب والوحدات الإدارية الأخرى.
6- تحرير وتوزيع جميع التعاميم والقرارات الداخلية.
7- القيام بأي مهام أخرى لها علاقة بمجال الاختصاص.
ث) وحدة الاتصالات الإدارية:
قسم الصادر:
الاسم: عديله بنت عبد القادر صالح
المهام:
1- مراجعة المعاملات قبل تصديرها والتأكد من استيفاء المعاملة لكامل الأوراق والمرفقات المطلوبة.
2- تصدير المعاملات من كافة وحدات الكلية إلى الجهات الخارجية المختلفة.
3- الإجابة على استفسارات المراجعين المتعلقة بمعاملاتهم الصادرة من الجهات المختلفة.
4- إعداد وترتيب ملفات لحفظ الأوراق الصادرة وتنظيمها وفهرستها حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
5- حفظ الملفات التي استغنت عنها الإدارات داخل الكلية بالأرشيف.
6- القيام بأي مهام أخرى لها علاقة بمجال الاختصاص.
قسم الوارد:
الاسم: مرام بنت محمد نواوي
المهام:
1- استلام المعاملات والفاكسات الواردة وتوزيعها على الإدارات داخل الكلية.
2- الإجابة على استفسارات المراجعين المتعلقة بمعاملاتهم الواردة من الجهات المختلفة وتوجيههم إلى الإدارات والأقسام المختصة.
3- حفظ المعاملات الواردة وفهرستها ، وحسن تنظيمها حتى يسهل الرجوع إليها عند الضرورة.
4- المساهمة في تطوير الأعمال المتعلقة بالاتصالات الإدارية واقتراح أنظمة لتطوير استلام وتوزيع المعاملات.
5- تزويد أقسام الكلية المختلفة بالصحف والمطبوعات.
6- القيام بأي مهام أخرى لها علاقة بمجال الاختصاص.
ج) وحدة العلاقات العامة:
الاسم: غزيل بنت حاكم اللحياني
المهام:
1- تعميد المؤسسات الإعلامية بنشر الإعلانات الخاصة بالكلية بعد أخذ موافقة عميدة الكلية.
2- متابعة ما ينشر أو يعرض أو يذاع في وسائل الإعلام عن الجامعة أو الكلية وتزويد الجهات المختصة بها والتنسيق معها لدراستها وإبداء المرئيات حيالها.
3- استقبال الزوار وإعطائهم فكرة كاملة عن الكلية تشمل: أهدافها، أنشطتها، منجزاتها.
4- تزويد الجهات الحكومية والمؤسسات التعليمية والصحفية بما تطلبه من كتيبات ومعلومات عن الكلية والرد عن أي استفسار بعد إطلاع عميدة الكلية.
5- الاشتراك في إعداد وتنظيم الحفلات والمناسبات التي تقيمها الكلية وتوجيه الدعوات الخاصة بها.
6- تحرير الخطابات للمناسبات العامة وإرسالها للجهات المختصة سواء داخل الكلية أو خارجها.
7- إعداد قوائم بأسماء من ترغب الكلية في دعوتهم للاحتفالات والمناسبات التي تقيمها مع ضرورة تحديثها.
8- القيام بأي مهام أخرى لها علاقة بمجال الاختصاص.